Микромениджмънт – сега се оказва, че е необходимото зло
Здравейте,
В условията на сегашната криза (кризата с COVID-19) светът на работата се промени. С дистанционната работа, за фирмите, в които досега тя беше непозната или слабо застъпена, се промени и начинът, по който мениджърите комуникират със служителите. Появи се нов метод на комуникация, а именно- комуникация във виртуална среда (тук включвам и телефона).
Микромениджмънтът се разглежда като лоша черта на мениджъра и показва липса на лидерски умения.
Това, обаче, важи за стил на управление на тези служители, които могат да работят самостоятелно. Това са служителите, които са много добре организирани хора. Знаят какви са отговорностите им и ги изпълняват самостоятелно. Спазват стриктно сроковете. Водят навременна и ползотворна комуникация с колегите си от екипа, когато е необходимо да работят в екип. Едновременно с всичко това Ви държат в течение на работата им. Те са проактивни. Обръщат се към Вас единствено, когато е необходимо да се вземе решение на управленско ниво, когато имат нужда от обучение за придобиване на нови умения, или когато имат предложение за подобрение и развитие на звеното, отдела, фирмата.
За тези хора условията на дистанционната работа не са проблем. Те или вече са работили по този начин, макар и епизодично, или много бързо са се адаптирали към изискванията на новият метод на работа. Това, което може да се появи като разлика в начина им на работа от офиса и от дистанция, е че като цяло може да станат „по-бавни“ от обикновенно. Това не трябва да го приемате като влошаване на работата им. Те пак си я вършат самостоятелно. Те пак спазват сроковете. Те пак са проактивни. Те пак поддържат комуникация с екипа. Те пак Ви държат в течение. Предвид на това, че сега работят само в среда (в къщи), в която може и да нямат идеалните работни условия- като самостоятелна стая („офис“) или дори самостоятелен „офис“ кът, или покрай тях има тичащи дечица, или между работните задачи притичват до печката и до пералнята, на тях ще им трябва малко повече гъвкавост в работното време. Това, което е свързано с работата и на други хора- колеги, клиенти, доставчици, бизнес партньори, администрация, банки и др., те ще го свършат в рамките на стандартното работното време. Те винаги са „на линия“ в рамките това време. Това, което може да бъде свършено извън рамките на стандартното работно време- като например писане на отчети, доклади, обратна връзка, може да го поотложат, без това да нарушава качеството им на работа или спазването на срокове. Не им се сърдете, ако получавате мейли от тях в странни часове от денонощието, ако обратната връзка, която досега сте получавали от тях лично, сега е под формата на мейл. Помогнете им да не се чувстват виновни за това. Окуражете ги, че продължават да се справят с работата все така добре. Задължително им давайте положителна обратна връзка на всички мейли, дори и това да е само „ОК!“, „Браво!“ или „Благодаря!“. Попитайте ги с какво можете да облекчите работата им и ги оставете да работят на спокойствие.
Истината е, че не малка част от служителите не могат да работят самостоятелно. Няма мениджър, който да го отрече! Такива служители не си вършат работата без изрично да им бъде казано- всеки ден, всеки път. Такива служители не могат да спазват срокове- за тях времето има различно измерение от това за Вас мениджърите. Такива служители не могат да поддържат комуникация с екипа, когато трябва да работят в екип- и то, всеки път. Образно казано, те оставят химикалката в момента, в който Ви видят гърба. Такива служители не са проактивни, а реактивни. Те смятат, че е по-добре някой друг да им дава задачи, някой друг да следи сроковете, някой друг да дава идеи, някой друг да го е грижа какъв е резултата от свършената работа и дали въобще работата е свършена.
Защо се е стигнало дотам, че да имате и такива служители във фирмата си, е тема на отделен разговор. Това, което има значение сега, е че Вие трябва да продължите да работите с тях така, както сте работили и досега, поне докато кризата отмине и начинът на работа във фирмата Ви се върне към нормалното си състояние (Засега под „нормално състояние“ нека приемем, че е работа в офиса).
Как да стане това?
Първо трябва да приемете, че начинът на работа сега и преди не е един и същ- сега се работи дистанционно, а не в офиса. Трябва да приемете, че методът на комуникация със служителите Ви сега и преди не е един и същ. Дистанционната работа е наречена така, защото се върши от дистанция и във виртуална среда. Така и методът на комуникация с дистанционно работещите изисква комуникация от дистанция, т.е. виртуално (тук включвам и телефона). Да, няма да можете да поставите задача на такъв служител или да се осведомите за хода на работата му като само минете покрай стаята или покрай бюрото му. Имайте предвид, че за тези Ви служители дистанционната работа е нещо напълно ново. Те не знаят как да работят дистанционно, камо ли как да поддържат работен ритъм дистанционно. За някои от тях е непривично да работят вкъщи. Помагайте им да се научат. Давайте им съвети. Питайте ги какво можете да направите за тях, така че да могат да работят по-лесно от дистанция.
За да им поставяте задачи и да се осведомите как върви тяхната работа, си създайте навика да им пишете мейли и да им се обаждате по телефона по- често. Ако във фирмата си имате програмен продукт или просто някакъв файл тип „task management”, където служителите отбелязват етапите на изпълнение на задачите, ги подканяйте да го правят колкото се може по-често. Изисквайте от тях да Ви дават 3-4 пъти/седмично обратна връзка по мейл. За тези служители важи същата работна обстановка като по-горе описаната, че дори и по-лоша, тъй като по принцип те са неорганизирани, лесно се разсейват и всяко прекъсване ги подтиква да скачат от задача в задача. Затова не изпадайте в крайности- не бъдете прекалено настоятелни към тях, но създайте нови правила за комуникация с тях. Приканвайте ги да спазват стандартното работно време като им напомняте, че тяхната работа е свързана с работното време на някой друг- колега, клиент, доставчик, администрация и др. В никакъв случай не поемайте тяхната работа и не я прехвърляйте на друг служител. Вашата роля е да им помогнете да се научат да работят дистанционно.
Двата типа служители предполагат да имате различни очаквания към тях. Изискванията Ви към тях, обаче, трябва да са еднакви. Вашето отношение към тях трябва да е еднакво. Затова, въпреки различния Ви подход в комуникацията с двата типа служители, Вие трябва да сте обединителя. Създайте си навика за провеждане на редовни виртуални срещи на целия екип. В случай, че управлявате по-голяма организационна структура, намерете начин да сте „видим“ за всички служители. Присъствайте във вътрешната информационна мрежа, присъствайте в страниците на фирмата в интернет и социалните мрежи. Публикувайте статии и постове. Периодично, чрез мейли, се обръщайте до всички служители- информирайте ги как се развива фирмата в кризисната ситуация, какви са новостите, има ли промени, какви са очакванията Ви към тях и какво Вие правите за тях. Служителите Ви имат нужда от Вашето присъствие, дори в момента то да е виртуално.
Успех в бизнеса!
Бъдете здрави,
Филипа
